ORGA App Forum am 16.08.2022 in der Allianz-Arena

Am 16.08.2022 fand in der Allianz Arena in München unser ORGA App Forum statt. Nach fast zweijähriger Pause konnten wir diesmal mit Unterstützung des FC Bayern München unsere regelmäßige Diskussions- und Austausch-Veranstaltung vor einer großartigen Kulisse in einer Eventbox im Stadion des Rekordmeisters absolvieren.

Der arbeitsintensive Tag begann um 10:00 Uhr mit der Sitzung des ORGA App Steuerkreises. Zum Steuerkreis gehören der FC Bayern München, Bayer 04 Leverkusen, Borussia Dortmund und der FC Schalke 04. Der Steuerkreis ist dazu da, Kundenanforderungen zu priorisieren und Entwicklungsempfehlungen auszusprechen. Michael von Detten eröffnete die Sitzung und präsentierte einen Bericht über bestehende und neue Funktionen, die Entwicklungs-Pipeline und Neuigkeiten aus dem Kontext der ORGA App. Danach gab es eine kurze Feedback-Runde und es wurde diskutiert, welche Module und Funktionen weiterentwickelt oder optimiert werden können.

Im Anschluss an die Steuerkreis-Sitzung folgte eine Mittagspause. Das Catering-Team der Allianz-Arena bereitete verschiedene Wraps und typisch bayrische Brezel zu, welche hervorragend zubereitet und angerichtet wurden. Während der Mittagspause trafen die weiteren Teilnehmer des Forums ein, sodass es pünktlich um 13:00 Uhr weitergehen konnte.

Zu Beginn des Forums begrüßte Oliver Meßthaler, Direktor Ticketing, Sicherheit und Facility Management vom FC Bayern München, alle Teilnehmer in der Allianz Arena. Danach bedankte sich Thilo Böhm von ORGArena für das zahlreiche Erscheinen und dankte dem FC Bayern München für das Bereitstellen der Räumlichkeiten.

Inhaltlich startete Michael von Detten mit der Vorstellung des aktuellen Standes der ORGA App. Er berichtete über Neuigkeiten und verbesserte Funktionen in den Modulen Incident Management, QS-Checks und Funkprotokollierung. Außerdem stellte er die Module Displaysteuerung und Einlasskontrolle vor. Auf großes Interesse stieß die Weiterentwicklung der Veranstaltungstypen in der ORGA App, welche jetzt fast vollständig individuell konfigurierbar sind.

Nach dem kurzen inhaltlichen Einstieg war es an der Zeit für eine kurze Feedback-Runde. Die Teilnehmer des Forums wurden aufgefordert, der Reihe nach Benefits und Herausforderungen der ORGA-App-Nutzung in ihrem Arbeitsalltag darzustellen. Vorteile, die hier genannt wurden, sind unter anderem das effektive Wissensmanagement, Zeit- und Papierersparnis und die Möglichkeit, Informationen und Dokumente zu hinterlegen. 

Sorgen bei potentiellen Neukunden und Interessenten gibt es vor allem beim Onboarding aller Mitarbeiter der Organisation. Die erfahreneren ORGA-App-Nutzer konnten die Sorge nachvollziehen, jedoch gleichzeitig bekräftigen, dass mit steigender Nutzungsdauer immer mehr Mitarbeiter und Funktionsbereiche von der ORGA App überzeugt werden.

Als nächstes standen eine kurze Kaffee-Pause und ein Gruppenfoto auf dem Programm. Hierfür versammelten sich alle Teilnehmer vor einer wunderbaren Kulisse auf der Tribüne der Allianz-Arena.

Nach der Pause startete ein Themenblock rund um das Incident Management. Zunächst führte Michael in das Modul ein. Er erklärte den Ursprungsgedanken, alle Incidents am Veranstaltungstag in einer Leitzentrale zu sammeln und von dort aus an die jeweiligen Funktionsbereiche zu delegieren. Inzwischen ermöglicht die Struktur der ORGA App hingegen verschiedene Nutzungsmöglichkeiten.

Eine konkrete Art der Ausgestaltung wurde von Dirk Floer und Jan Vetter vom SC Paderborn 07 vorgestellt. In Paderborn wird das Incident Management sehr intensiv genutzt. Hier hat es sich etabliert, alle Incidents der Veranstaltung bis zum De-Briefing am Dienstag nach dem Spieltag zu sammeln und dann dort zentral zu diskutieren und zu delegieren. Um diese Variante des Incident Management seitens der ORGA App zu optimieren, wurden im Plenum mögliche Umsetzungen diskutiert. Die Ergebnisse dieser Diskussion sind fester Bestandteil der Entwicklungs-Pipeline der ORGA App. Auch an dieser Stelle danken wir den Jungs vom SC Paderborn 07 für die Präsentation der pragmatischen Einbindung des Incident Management in die Arbeitsabläufe.

Zum Abschluss des Themenblocks wurde der Einsatz des Moduls in der Stadionwartung mithilfe einer Dauerveranstaltung vorgestellt. Diese Variante kommt bereits bei einigen unserer Kunden zum Einsatz, aber war bisher noch nicht allen Teilnehmern bekannt. Es folgte eine erneute kurze Pause, in der die Präsentation im kleineren Kreis diskutiert und der bisherige Input reflektiert werden konnte.

In der Late-Session ging es zum Abschluss der Veranstaltung um konkrete Anwendungsfälle, Best-Practices und allgemeine Wünsche und Anregungen. Zunächst wurde mögliche Implementierung des sicherheitsrelevanten Funktionsbereichs vorgestellt, wie sie derzeit bei einigen Klubs und Vereinen zu beobachten ist. Danach wurde diese Art und Weise auf nicht-sicherheitsrelevante Funktionsbereiche, wie das Public Catering oder Fanshops übertragen. 

Es sollte herausgestellt werden, dass man sich funktionsbereichsübergreifend die Flexibilität des Werkzeugs zu Nutze machen kann, um es ganzheitlich in der Organisation einzusetzen. Aus der Abschlussdiskussion konnten wir noch einmal interessante Anregungen für neue Funktionen und Optimierungen der ORGA App erfahren und freuen uns jetzt darauf, diese umzusetzen.

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern des diesjährigen ORGA App Forums. Wir haben uns gefreut, euch alle wiederzusehen und sind dankbar für den intensiven und ertragreichen Austausch auf der Veranstaltung. Wir hoffen, dass alle das Forum mit ein paar guten Ideen zur Implementierung der ORGA App verlassen konnten und auch beim nächsten Mal teilnehmen!

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Teilnehmende Clubs und Vereine:

FC Bayern München

Bayer 04 Leverkusen

FC Schalke 04

Borussia Dortmund

SC Paderborn 07

SV Werder Bremen

VfL Bochum

TSG 1899 Hoffenheim

1.FC Heidenheim

RB Leipzig

Deutscher Fußball Bund

FC Augsburg

1.FC Union Berlin

FC Bayern München Basketball

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