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Das ORGA App System ist ein cloudbasierter Service, der Dir hilft, schnell und einfach alle wesentlichen Aufgaben für die Veranstaltung in Deinem Team zu verteilen, Externe mit einzubinden und alles revisionssicher zu protokollieren.
Mit den Checklisten planst Du alle Aufgaben, die für eine sichere Durchführung Deiner Veranstaltung erforderlich sind. Mit dem Incident Management nimmst Du alle ad hoc Aufgaben auf, die im Rahmen Deiner Veranstaltung zu erledigen sind.
Was es sonst noch zu entdecken gibt, erfährst Du hier!
Der smarte Einstieg in die Welt digital unterstützter Prozesse. Steigere mit der ORGA App die Effizienz Deiner Organisation – nicht nur in der Sachen Kommunikation und Beweisbarkeit. Unsere Verwaltungsfunktionen bilden (fast) jeden Use-Case ab: Jeder Funktionsbereich verwaltet seine individuellen Checklisten und Aufgaben. Dabei kann genau gesteuert werden, wer Aufgaben abarbeitet, Freigaben erteilen darf und über Ereignisse informiert werden muss. Werden veranstaltungsrelevante Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt oder stehen automatische Benachrichtigungen im Fehlerfall an, erhalten Mitarbeiter und Vorgesetzte eine Push-Notification. Gerade im Störungsfall sollte es schnell gehen und der Veranstaltungsleiter muss informiert werden.
Gerade bei Großveranstaltungen ist die Revisionssicherheit ein nicht zu unterschätzender Vorteil: Dank ereignisbasierter Speicherung und der Dokumentation aller Checks im Prüfbericht wird Deine Veranstaltungsvorbereitung mit der ORGA App revisionssicher. Alle Aufgabenchecks, Fehler und Freigabeentscheidungen werden nachvollziehbar und chronologisch mit Name und Uhrzeit in den Prüfbericht geschrieben. Wenn es die Situation erfordert, können sogar Bilder hinterlegt werden.
Alle Benutzer werden Funktionsbereichen (oder Abteilungen) zugeordnet und dort in die für sie passenden Rollen gebracht. Diese werden nicht vorgegeben, sondern von Dir individuell definiert – egal ob Funktionsbereich, Rolle oder Aufgabe. Mit der ORGA App kannst Du Deine Personalsituation 1:1 völlig flexibel – entsprechend der notwendigen Rechte und Rollen Deiner Organisation – abbilden. Im Rahmen Deiner Veranstaltungen können dann nur zum Dienst eingeteilte Mitarbeiter am Geschehen teilnehmen und über Aktuelles rund um die Veranstaltung informiert werden. Ein weiter Clou: Der Dienstplan bietet auch eine Anruffunktion, mit der Du die wichtigsten Kontakte immer sofort verfügbar hast und stets den richtigen Mitarbeiter erreichst.
Über unseren AAD-Connect (Azure Active Directory) können wir die Benutzerverwaltung komplett in die Hände Deiner Organisation legen. Alles läuft wie gewohnt und die Benutzer melden sich mit ihrem gewohnten Benutzerkonto an. Single-Sign-On – kein Problem.
Du setzet noch Excel ein, um die über Funk gemeldeten Vorfälle zu protokollieren und nachzuverfolgen? Wir stellen Dir eine revisionssichere Alternative zur Verfügung, die deutlich komfortabler, sicherer und damit beweisbarer ist als eine Excel-Datei.
Bei der ORGA App dreht sich alles um Ihre Veranstaltungen? Fast alles! Mit den Trouble-Tickets haben alle Mitarbeiter einen smarten Problemmelder in der Tasche. Einfach Ticket unabhängig von einer bestimmten Veranstaltung per ORGA App aufnehmen und an definierbare Email-Empfänger (Kreise) zu senden. Das ganze funktioniert natürlich auch mit Kamera-Funktion. Denn wie heißt es so schön? „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Und die versierten Smartphone-Nutzer wissen auch, dass sie einfach die Spracheingabe nutzen können, wenn es mal mehr zu berichten gibt.
Stell Deinem Team wissenswerte Informationen direkt auf der Home-Seite der ORGA App zur Verfügung. Alle Änderungen stehen direkt (quasi in Echtzeit) zur Verfügung. Damit kannst Du auch schnell externen Rufnummern oder Webseiten einbinden.
Nutze das Informationsprinzip der Info-Kategorien auch für die geplanten Aktionen, die auf dem Gelände vor, während und nach der Veranstaltung stattfinden. Damit haben Deine Mitarbeiter alles auf einem Blick im Zugriff.
Lege selbst fest, welche Kopfdaten in einer Veranstaltung zur Verfügung stehen. Und das darf natürlich je nach Veranstaltungstyp variieren.
Bereits heute haben Sie in jeder Organisation unzählige Dokumente im Einsatz, die verteilt und aufwändig konsolidiert werden müssen. Nutze die Dokumentenverwaltung der ORGA App, um Dokumente als PDF auf effizientem Weg allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen – als allgemeines oder veranstaltungsspezifisches Dokument. Man überlege nur mal, wie viele Dokumente im Rahmen der Vor- und Nachbereitung einer Veranstaltung per Mail verteilt werden. Dies kann verlässlicher über das Berechtigungs-Schema der ORGA App organisiert werden.
Einfach aus der Situation heraus das Team informieren? Nicht immer einfach, wenn man gerade unterwegs ist. Mit der ORGA App kannst Du Mitteilungen schnell und unkompliziert per Push-Notification an von Dir definierte Empfängerkreise senden.
Mit dem Incident-Management hebt ORGArena das Melden von Vorfällen auf das nächste Level: Du kannst Melden, Delegieren, Abarbeiten, Nachverfolgen, Protokollieren und Auswerten – und das alles im Handumdrehen mit dem Smartphone aus der Hosentasche. Du siehst übersichtlich was gemeldet wurde, welche Fälle noch delegiert werden müssen und wer an welchem Fall arbeitet.
Wenn es mal nicht genau nach Plan läuft, kannst Du neue Incidents schnell und einfach aufnehmen – Bild machen, Beschreibung hinzufügen, absenden. Einfacher geht es nicht. Das Routing der Fälle an die richtigen Stellen übernehmen ausgewählte Mitarbeiter, sodass alles am richtigen Ort bzw. beim richtigen Mitarbeiter landet. Die Vergabe der entsprechenden Berechtigungen liegt vollständig in Deiner Hand und wird im Desktop Client am PC vorgenommen. Du kannst jede Abteilung so integrieren, wie es Deiner Organisation am besten entspricht.
Du willst Teil der ORGArena-Familie sein und dennoch Deinen Mitarbeitern eine vertraute Arbeitsumgebung, ein digitales Werkzeug in Deinen Club- oder Organisationsfarben bieten. Das richten wir gerne für Dich im Rahmen des Onboardings im „STYLE“-Paket ein. Wenn es sogar noch ein wenig mehr Individualität sein darf, wird im Rahmen Deines „PREMIUM“-Paktes sogar ein individuelles App-Icon zur Verfügung gestellt. So kannst Du bereits auf den Home-Bildschirmen der Handys Deiner Mitarbeiter „Flagge zeigen“.
Ist die VIP-Loge nach Deinen Vorstellungen hergerichtet? Sind die Hygienebereiche vollständig gereinigt? Sind die Angestellten in Verkaufsständen wie vorgegeben gekleidet? Diese Fragen und viele weitere kannst Du mit den ORGA App QS-Checks beantworten. Eine intuitive Struktur aus einem individuellen Kriterienkatalog und einer einfachen und übersichtlichen Benutzeroberfläche auf dem Smartphone macht‘s möglich.
Während Konfigurierung und Auswertung der Checks im Desktop Client vorgenommen werden, sind die Checks am Veranstaltungstag auf jedem Smartphone und rollenunabhängig möglich. Über alle Veranstaltungen und Prüfobjekte hinweg werden Durchschnittswerte ermittelt, sodass eine objektive Bewertung zustande kommt. Die Praxis zeigt: Sowohl Veranstalter als auch Dienstleister sind begeistert von den QS-Checks. Neben der Qualitäts-Sicherung bieten sie Anreize für Boni-Systeme und SMARTE Zielsetzung.
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