Die neue Benutzerverwaltung ist da! Ab sofort können externe Benutzer ganz smart und einfach zur ORGA App hinzugefügt werden – ein Meilenstein in der Entwicklung.
Die Änderungen sind aktiv ab:
- Version 1.52.0 für den Desktop Client
- Version 1.38.0 für den Mobile Client
Neuigkeiten im ORGA App System
Mit diesem Update führen wir eine neue Benutzerverwaltung und einen neuen Anmeldeprozess in der ORGA App ein. Damit wird die Zusammenarbeit in der App deutlich einfacher und flexibler. Zum ersten Mal können dadurch neue Benutzer – auch externe Personen – direkt in der ORGA App angelegt und verwaltet werden.
Für die meisten bestehenden Nutzer ändert sich (fast) nichts. Nur das Aussehen der Anmeldemaske bekommt einen frischen Anstrich. Der Login selbst bleibt nahezu gleich. Benutzer, die bisher über private oder externe E-Mail-Adressen zur ORGA App eingeladen wurden, müssen sich einmalig neu verifizieren.
Im Folgenden erklären wir alle Änderungen Schritt für Schritt.
1. Neuer Anmeldeprozess
Mit der neuen Version nutzt die ORGA App nun HANKO als neuen Authentifizierungsdienst. Dadurch ändert sich der Ablauf beim Login leicht.
Die Benutzer geben wie gewohnt ihre E-Mail-Adresse ein und das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Benutzer mit Microsoft Entra ID Account, einen Gast-User oder einen externen Account handelt oder nicht.
1.1 Normale Benutzer mit Microsoft Entra ID
Der Nutzer wird automatisch zum Microsoft-Login weitergeleitet und gibt dort sein gewohntes Passwort ein. Nach Eingabe des Microsoft-Passworts erfolgt der Login wie gewohnt. Für diese Benutzer ändert sich also nichts außer dem Design der Anmeldemaske.
1.2 Externe Benutzer mit Entra-ID-Verknüpfung (Eingeladene Gast-Benutzer)
Einige Organisationen laden Benutzer über ihre externe E‑Mail-Adressen in Entra ID ein. Diese Nutzer müssen sich einmalig neu verifizieren. Dazu erhalten sie einen Passcode per E-Mail, den sie dann im neuen Login-Prozess der ORGA App eingeben.
Optional kann eine Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) eingerichtet werden. Dieser Schritt kann zunächst übersprungen werden.
Anschließend vergeben die Nutzer ein neues Passwort und der Zugang zur ORGA App ist wie gewohnt möglich.
1.3 Externe Benutzer ohne Entra-ID-Verknüpfung
Neu: Benutzer können jetzt direkt in der ORGA App angelegt werden – ganz ohne Microsoft-Konto. Auch hier ist der Anmelde-Prozess für die Anwender denkbar einfach:
- E-Mail eingeben
- Passcode per E-Mail erhalten
- Eigenes Passwort setzen
- Optional MFA einrichten
2. Neue Benutzerverwaltung
Die größte Neuerung: Benutzer können jetzt direkt im Desktop-Client der ORGA App erstellt werden – ohne Microsoft Entra ID. Die neue Benutzerverwaltung findet sich unter dem gleichnamigen Menüpunkt (nur sichtbar für Backend‑Admins), wo neue Benutzer wie folgt angelegt werden:
- In der Benutzerverwaltung auf den „+“‑Button klicken.
- Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eintragen.
- Optional kann ein Anzeigename vergeben werden, der überall in der App angezeigt wird.
Mit aktivierter Option „Anmeldung für den Benutzer erstellen“ erhält der Benutzer direkt eine Einladungs-E-Mail und bekommt darüber Zugang zum System. Sollen Benutzer zunächst nur angelegt werden, ohne dass sie bereits im System arbeiten sollen, deaktiviert diese Option erstmal. Die Einladung erfolgt später, manuell über den Button „Anmeldung erstellen“.
Weitere Funktionen in der Benutzerverwaltung
Sobald ein Benutzer angelegt wurde, kann er in der Benutzerverwaltung weiterbearbeitet werden. In den Kopfdaten lassen sich Name, Anzeigename und die Anmeldeadresse anpassen. Nach einer Änderung der E‑Mail‑Adresse ist eine erneute Verifizierung durch den Benutzer erforderlich. Dies betrifft insbesondere Organisationen, die aktuell noch die Domain orga-app.de nutzen und zukünftig auf ihre eigenen Domains wechseln möchten. Bei diesem Wechsel unterstützen wir gerne.
Darüber hinaus kann ein Benutzerkonto gesperrt werden. In diesem Fall verliert der Nutzer den Zugriff auf alle Inhalte und kann keinen Mandanten mehr auswählen. Die bestehenden Zuweisungen bleiben jedoch erhalten, sodass nach einer Reaktivierung wieder alle bisherigen Inhalte sichtbar sind.
Unter den Berechtigungen kann festgelegt werden, ob der Benutzer Backend‑Admin ist oder Zugriff auf Module wie Trouble Tickets und Incident Management erhalten soll. Zusätzlich wird angezeigt, zu welchen Rollen der Benutzer gehört.
In den Eigenschaften können Telefonnummern hinterlegt sowie vorhandene Nummern aus Entra ID aktiviert oder deaktiviert werden. Diese Telefonnummern erscheinen beispielsweise im Dienstplan.
Wichtig: Das Löschen von Benutzern ist aktuell noch nicht möglich. Benutzer, die nicht mehr aktiv in der ORGA App arbeiten sollen, sollten daher zunächst gesperrt werden oder aus den EntraID-Benutzergruppen entfernt werden. Die Möglichkeit zum Löschen folgt in einem späteren Update.
3. Multi-Faktor-Authentifizierung
Mit dem neuen Anmeldeprozess unterstützt die ORGA App die Multi-Faktor-Authentifizierung. Bei Nutzern, die über Microsoft Entra ID angebunden sind, greifen automatisch die Sicherheitseinstellungen der jeweiligen Microsoft‑Umgebung. Für Benutzer ohne Entra-ID kann während der Anmeldung MFA aktiviert werden.
Einrichtung
Externe Benutzer oder Benutzer, die direkt in der ORGA App angelegt wurden, können während der Anmeldung ihre Multi‑Faktor‑Authentifizierung (MFA) einrichten. Nachdem sie ihr Passwort eingegeben haben, werden sie gefragt, ob sie MFA aktivieren möchten. Wenn sie zustimmen, folgt eine kurze Erklärung, wie die Einrichtung funktioniert. Wir empfehlen die Verwendung der Microsoft Authenticator App, aber auch andere gängige Authenticator‑Apps können genutzt werden.
Auf der nächsten Seite erfolgt die eigentliche Einrichtung. Der Ablauf hängt davon ab, ob der Benutzer sich am PC oder am Smartphone anmeldet:
Anmeldung am PC
Auf dem Bildschirm erscheint ein QR‑Code. Dieser wird mit der Authenticator‑App gescannt. Dadurch wird automatisch ein Konto in der App hinterlegt, das bei jeder Anmeldung einen Bestätigungscode erzeugt. Diesen Code gibt der Benutzer anschließend in der ORGA App ein. Sobald der Code akzeptiert wurde, ist die MFA eingerichtet und der Benutzer gelangt in die ORGA App.
Anmeldung am Smartphone
Da sich Handy und Authenticator‑App auf demselben Gerät befinden, kann der QR‑Code nicht gescannt werden. Stattdessen wird ein Textcode angezeigt, der einfach kopiert und in der Authenticator‑App eingefügt wird, um das Konto zu erstellen. Die App erzeugt danach ebenfalls einen Bestätigungscode. Dieser Code wird in der ORGA App eingegeben, und die Einrichtung ist abgeschlossen.
Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, kann das verwendete Gerät für einen Zeitraum von 90 Tagen als vertrauenswürdig markiert werden, sodass in diesem Zeitraum keine erneute MFA-Eingabe erforderlich ist.
Aktuell ist die Nutzung der MFA optional. In einem kommenden Release werden Organisationen selbst entscheiden können, ob die Nutzung der MFA in ihrem Mandanten verpflichtend sein soll. Wir empfehlen die Aktivierung dennoch, da sie die Sicherheit des eigenen Zugangs bereits jetzt deutlich erhöht. Sobald ein Benutzer MFA eingerichtet hat, muss er diese bei jeder Anmeldung auf einem neuen Gerät verwenden. Das Überspringen ist dann nicht mehr möglich.
4. Neues Benutzerprofil
Mit diesem Update wurde außerdem die neue Seite „Benutzerprofil“ ergänzt. Nutzer können dort ihre persönlichen Daten einsehen, Passwörter ändern und Einstellungen zur MFA verwalten.
Zusätzlich werden aktive Sitzungen angezeigt. Die Seite wird in zukünftigen Versionen weiter ausgebaut.
Weitere Anpassungen in der ORGA App
Neben den umfassenden Erweiterungen hinsichtlich der Benutzerverwaltung, gab es weitere kleinere Anpassungen technischer und optischer Natur. Dazu gehören zum Beispiel:
- Sicherheitsabfrage beim Löschen eines Falls im Funkprotokoll
- Angepasste Aufteilung der Elemente im Funkprotokoll
- Optimierungen der Infrastruktur im Hintergrund
Kurz zusammengefasst
Mit diesem Update wird die ORGA App deutlich einfacher und flexibler in der Nutzung. Für aktuelle Benutzer ändert sich fast gar nichts, während neue Nutzerinnen und Nutzer jetzt direkt in der ORGA App angelegt und verwaltet werden können. Die neue Benutzerverwaltung bietet mehr Übersicht und Kontrolle, und die optionale Mehr‑Faktor‑Authentifizierung sorgt für zusätzliche Sicherheit.
Wenn ihr Fragen habt oder Unterstützung beim Einstieg benötigt, helfen wir euch gerne weiter. Ihr erreicht uns unter support@orgarena.de.