Wusstest du schon was unsere ORGA App Funkprotokollierung ist und wie man sie konfiguriert?
Mit unserer Funkprotokollierung können Fälle, die über Funk, Telefon oder andere Kanäle gemeldet werden, im Handumdrehen dokumentiert und gesichert werden. Jede Änderung wird im System gespeichert. Dadurch gehört die Excel-Liste und dessen Unsicherheit der Vergangenheit an. Dieser Beitrag soll erklären, wie man die Funkprotokollierung konfiguriert und wie sie eingesetzt wird.
Konfigurierung der Funkprotokollierung
Rollen berechtigen
Damit die Funkprotokollierung am Veranstaltungstag genutzt werden kann, muss sie auf Rollenebene für jede Rolle individuell aktiviert werden. Im Seitenmenü wählt man hierzu den Punkt „Funktionsbereiche und Rollen“ aus. Als nächstes wählt man den Funktionsbereich und die zugehörige Rolle, die für die Funkprotokollierung berechtigt sein soll. Im letzten Schritt klickt man auf den Reiter „Berechtigungen“, setzt den Haken ganz unten im letzten Feld bei „Ist Funkprotokollierung aktiv“ und speichert. Danach wird die Funkprotokollierung für jede berechtigte Rolle im Seitenmenü unter „operativ“ angezeigt.
Meldearten hinzufügen
Am Veranstaltungstag kann über verschiedene Kanäle kommuniziert werden. Für die unterschiedlichen Kanäle kann es unterschiedliche rechtliche Bestimmungen bezüglich der Dokumentation oder Nachverfolgbarkeit geben. Beispielsweise kann es sein, dass der Funkverkehr zusätzlich akustisch aufgezeichnet wird. Um die Übersicht über die verschiedenen Kanäle zu behalten, ist es in der ORGA App möglich unterschiedliche Meldearten zu erstellen.
Dies funktioniert in der Mandantenverwaltung unter dem Reiter „Funkprotokoll“. Über das „+“ kann eine neue Meldeart hinzugefügt und über das „-“ entfernt werden. Damit am Veranstaltungstag alles wie geplant angezeigt wird, muss eine Meldeart als Standard markiert werden.
Funkprotokollierung im Einsatz
Hier sieht man die Benutzeroberfläche für die Funkprotokollierung am Veranstaltungstag. Es folgt eine Erklärung der einzelnen Funktionen:
Neuen Fall anlegen – Ein neuer Fall kann mit dem „+“ (über der Übersicht der aktiven Fälle) angelegt werden. Jetzt gibt man den Titel des Falls ein und stellt ein, ob und wann man eine Erinnerung erhalten möchte. Dies genügt bereits, um einen Fall zu erstellen. Mit einem Klick auf den Button „Neuer Fall“ erscheint dieser in der Übersicht.
Neue Meldung anlegen – Für jeden Fall können Meldungen erstellt werden, die sich auf den Fall beziehen. Dies kann bereits beim Anlegen des Falls aber auch noch danach geschehen. In den jeweiligen Feldern können Melder, Meldezeitpunkt und Meldeart eingefügt werden sowie ein Meldetext geschrieben werden. Jede dieser Angaben wird dem Fall zugeordnet, der aktuell erstellt wird bzw. ausgewählt ist. Alle Meldungen eines Falls können unter „Verlauf“ nachverfolgt werden.
Incident erstellen – Alle Fälle, die eine Bearbeitung durch bestimmte Rollen oder Mitarbeiter benötigen, können direkt ins Incident Management überführt werden. Mit einem Klick auf „Incident erstellen“ landet der Fall in der Leitzentrale des Incident Management und kann von hier aus weiterdelegiert werden.
Fall abschließen – Wurde ein Fall erledigt, kann dieser mit „Fall abschließen“ geschlossen werden. Der Fall taucht dann nicht mehr in der Übersicht der aktiven Fälle auf, sondern wandert zu den abgeschlossenen Fällen. Hier kann der Fall immer noch nachverfolgt oder auch reaktiviert werden.
Excel-Liste exportieren – Mit einem Klick auf „export“ kann eine Excel-Liste der Funkprotokollierung für die aktuelle Veranstaltung exportiert werden. In der Liste werden alle Eigenschaften der Fälle und Meldungen festgehalten.
Weiterführende Informationen
- Mit dem Eingabefeld „Melder“ ist die Person gemeint, die eine Meldung an die Zentrale gemacht hat. Der Melder und die Person, die die Meldung in die Funkprotokollierung einträgt, müssen also nicht zwangsläufig dieselbe Person sein.
- In der exportierten Excel-Liste gibt es einen Unterschied zwischen Zeitstempel und Meldezeitpunkt. Im operativen Geschäft am Veranstaltungstag kann es dazu kommen, dass man nicht umgehend die Zeit hat, einen neuen Fall in die Funkprotokollierung einzutragen. Daher kann man den Meldezeitpunkt flexibel wählen. Der genaue Zeitpunkt, wann die Meldung in das System eingegangen ist, wird dennoch unter Zeitstempel vermerkt, damit Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind
Bei Fragen oder Anmerkungen zur Funkprotokollierung stehen wir gerne zur Verfügung. Hierfür kann einfach eine Mail an support@orgarena.de geschrieben werden.
