Wusstest du schon, dass Rollen auch auf Checklisten und Aufgaben zugreifen können, obwohl diese einem anderen Funktionsbereich zugeordnet sind?
Die Struktur der ORGA App basiert darauf, geschlossene Funktionsbereiche zu erstellen, in den Checklisten und Aufgaben von dazu berechtigten Mitarbeiterrollen bearbeitet werden. Die Funktionsbereiche sind dabei vergleichbar mit Abteilungen, die am Veranstaltungstag verschiedene Aufgabenbereiche haben.
Durch die Menge an Aufgaben oder die Komplexität der Arbeitsabläufe kann es jedoch häufiger der Fall sein, dass es Checklisten gibt, die nicht nur für einen Funktionsbereich relevant sind. Hierfür gibt es in der ORGA App die Möglichkeit, Checklisten, in den Berechtigungs-Einstellungen, Rollen aus anderen Funktionsbereichen zuzuordnen.
Funktionsbereichsübergreifende Freigabe- und Abarbeiten-Berechtigungen
Die Berechtigungs-Einstellungen findet man im Desktop-Client unter dem Menüpunkt „Checklisten und Aufgaben“. Klickt man hier auf eine beliebige Checkliste und wählt dann den Reiter „Berechtigungen“ aus, werden die entsprechenden Felder angezeigt.
Mit einem Klick auf eines der „+“-Symbole können Rollen zu der ausgewählten Berechtigung hinzugefügt werden. Im erscheinenden Aktionsfeld gibt es den Schalter „Rollen anderer Funktionsbereiche anzeigen“. Wählt man diesen aus werden nicht nur die Rollen des checklistenbezogenen Funktionsbereichs angezeigt, sondern alle Rollen.
Hier kann man nun die Rollen auswählen, die Berechtigungen für die aktuelle Checkliste haben sollen. Mit einem Klick auf den Haken unten rechts wird die Auswahl bestätigt.
Die Einstellung für die Freigabe-Berechtigung kann sinnvoll sein, wenn man in der ORGA App eine sehr große Abteilung (z.B. den Ordnungsdienst) in mehreren Funktionsbereichen darstellt. Hier könnte die Leitung des Ordnungsdienstes trotz der Aufteilung eine Freigabe-Berechtigung für alle ordnungsdienst-relevanten Checklisten erhalten.
Funktionsbereichsübergreifende Abarbeiten-Berechtigungen sind in der Praxis in vielen verschiedenen Situationen sinnvoll und denkbar. Sie können für alle Checklisten eingesetzt werden, an den unterschiedliche Abteilungen beteiligt sind.
Beispiele für Checklisten, an der mehrere Rollen aus unterschiedlichen Funktionsbereichen beteiligt sind, könnten die Sicherheitsbesprechung aus dem Funktionsbereich Sicherheit oder die Vorbereitung der Hospitality-Bereiche mit Mithilfe von Catering-Mitarbeitern sein.
Funktionsbereichsübergreifende Freigabe- und Abarbeiten-Berechtigungen
Was für die Berechtigungen für das Freigeben und Abarbeiten von Checklisten gilt, funktioniert natürlich auch für Lese-Berechtigungen. Diese Einstellung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Funktionsbereich im Arbeitsablauf erst mit seinen Checklisten beginnen kann, wenn ein anderer die Arbeit beendet hat. Im folgenden Beispiel hat das Marketing eine Lese-Berechtigung für die Checkliste „Stadionumbau Champions League“ des Funktionsbereiches Spielbetrieb/Orga.
