Incident Management: Dauerveranstaltung für die Stadionwartung

Unser Zusatzmodul Incident Management wurde ursprünglich entwickelt, um flexibel auf spontan auftretende Ereignisse am Veranstaltungstag zu reagieren, indem man Incidents aufnimmt, delegiert und abarbeitet. Diese Vorgänge wurden in den letzten Beiträgen vorgestellt.

In der Praxis konnten wir beobachten, dass unsere Kunden sich das Werkzeug zu Nutze machen, um weitere Herausforderungen kreativ und individuell zu lösen. Heute stellen wir eine dieser Umsetzungen vor: Das Incident Management als Tool in der Stadionwartung.

Die Idee dahinter:

Mit dem Incident Management werden auftretende Vorkommnisse, die eine Bearbeitung benötigen, in der Zentralen Leitstelle gesammelt. Die Incidents können von dort aus delegiert und verfolgt werden. Die ursprüngliche Idee, dies direkt am Veranstaltungstag vorzunehmen, ist in der Praxis aus unterschiedlichen Gründen manchmal nicht umsetzbar. Beispielsweise fehlt die nötige Anzahl an Mitarbeitern, um die jeweiligen Stellen zu besetzen oder die Incidents sind zu kritisch, um sie zunächst ins Incident Management einzupflegen und werden stattdessen per Funk-Verkehr geregelt.

Andererseits gibt es aber auch Fälle, die nicht umgehend bearbeitet werden können, sondern aufgrund benötigter Ressourcen oder anderer Prioritäten erstmal nur dokumentiert und delegiert werden, die Bearbeitung aber zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet. Diese Incidents liegen thematisch häufig im Bereich der Stadionwartung. 

Beispielsweise müssen Reparaturen bewerkstelligt werden, aber es fehlen Ersatzteile. Am Veranstaltungstag fällt eine zerstörte Scheibe auf, welche aber nicht während der laufenden Veranstaltung gewechselt werden kann. Genau für diese Fälle bietet sich die Möglichkeit, in der ORGA App eine Dauerveranstaltung anzulegen und dort im Incident Management über einen bestimmten Zeitraum hinweg, Aufgaben für die Stadionwartung zu sammeln, zu delegieren und abzuarbeiten.

 

Konfigurierung in der ORGA App

Um diesen Prozess in der Praxis abbilden zu können, ist vorab die Konfigurierung in der ORGA App erforderlich. Diese erfolgt ähnlich wie in den letzten Beiträgen beschrieben. Zunächst wird für alle Funktionsbereiche, die an der Stadionwartung im Incident Management beteiligt sein sollen, ein Abteilungsleitstand erstellt. Dies erfolgt unter „Funktionsbereiche & Rollen“ im Bereich Incident Management in den Kopfdaten eines Funktionsbereiches. Hier setzt man den Haken bei „Abteilungsleitstand ist aktiv“ und benennt diesen.

 

Als nächstes werden die Rollen bestimmt, die in der Stadionwartung mitarbeiten. Es bietet sich an, einen oder mehrere Leistand-Manager hinzuzufügen. Die Leitstand-Manager besitzen Zugriff auf die Zentrale Leitstelle und können dort eingehende Fälle überblicken und an Abteilungen delegieren. Rollen, die diese Berechtigung erhalten, sollten also die Expertise und Verantwortung besitzen, um diese Aufgabe zu erfüllen. 

Außerdem ist es sinnvoll, diesen Rollen die Berechtigung zu erteilen, bei der Erstellung eines neuen Incidents, diesen umgehend an eine Abteilung oder eine Rolle zu delegieren. Dadurch landet der Incident nicht im Eingang der Zentralen Leitstelle, sondern wird direkt einer Abteilung zugeordnet. Diese Berechtigung ist je nach Organisationsstruktur auch für Abteilungsleitungen vorteilhaft.

Man nimmt die Berechtigung unter „Funktionsbereiche & Rollen“ in den Rolleneinstellungen eines Funktionsbereiches vor. Wählt man eine Rolle aus, kann man den Reiter „Incident Management“ auswählen. Hier setzt man zunächst einen Haken in der Zeile „Leitstand-Manager“. 

Wenn die ausgewählte Rolle auch gleichzeitig für Delegierungen adressierbar sein soll, kann man den Haken darunter, in der Zeile „Abarbeiten-Berechtigung“ ebenfalls setzen. Damit die Rolle bei der Neuanlage eines Falles umgehend delegieren kann, aktiviert man die Haken ganz unten im Bereich „Berechtigungen für Rolle“.

 

Jetzt müssen innerhalb einer Abteilung Rollen festgelegt werden, die in der Stadionwartung mitarbeiten. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Den Incident Manager im Abteilungsleitstand, der innerhalb einer Abteilung Incidents delegieren darf und die zugehörigen Abarbeiter. Die Möglichkeit hierfür findet man in den Rolleneinstellungen einer bestimmten Rolle unter Incident Management. Im Bereich „Berechtigung im Abteilungsleitstand“ steht der erste Haken für den Incident Manager in der Abteilung und der zweite für die Abarbeiter.

Voriger
Nächster

Erstellung einer Dauerveranstaltung

Nachdem alle funktionsbereichs- und rollenbezogenen Einstellungen vorgenommen wurden, kann man eine Veranstaltung zur Stadionwartung erstellen, in der mit dem Incident Management gearbeitet wird. Es bietet sich an, für diese Art von Veranstaltung einen eigenen Veranstaltungstypen zu erstellen. Einen Beitrag dazu findet ihr hier: Individuelles Anpassen von Veranstaltungseigenschaften je nach Veranstaltungstyp – ORGArena 

In der Veranstaltungsverwaltung wird eine neue Veranstaltung angelegt, benannt sowie der Veranstaltungstyp ausgewählt. Mit einem Klick auf den Haken bestätigt man die Eingabe. In den Kopfdaten können jetzt Start- und Enddatum des Wartungszeitraumes und die an der Stadionwartung beteiligten Funktionsbereiche hinzugefügt werden. Die Funktionsbereiche können ohne Checklisten hinzugefügt werden, da diese Veranstaltung lediglich dem Incident Management dient. Dafür deaktiviert man den Haken für „alle Checklisten mit Aufgaben anlegen“ in der Auswahl der beteiligten Funktionsbereiche. 

Zum Abschluss müssen jetzt noch alle Mitarbeiter ihren Rollen im Dienstplan zugeordnet werden sowie die Veranstaltung veröffentlicht werden und dann kann es losgehen! Funktionen wie Info-Kategorien, Aktionen oder Dokumente können natürlich bei Bedarf ebenfalls verwendet werden.

Voriger
Nächster

In der Praxis

In der Praxis könnte die Zentrale Leitstelle zur Stadionwartung dann so aussehen:

 

Links im Eingang sieht man neue Fälle, die noch delegiert werden müssen. Rechts wird der aktuelle Stand von delegierten Fällen mit zuständigen Abteilungen und Mitarbeitern sowie Kommentaren angezeigt. Der Ablauf hier ist genau wie im regulären Betrieb des Incident Managements. Für genauere Erklärungen könnt ihr in die letzten Tipps-und-Tricks-Beiträge zum Incident Management schauen.

Heute haben wir eine Umsetzungsmöglichkeit des Incident Managements vorgestellt, die aus der Praxis unserer Kunden stammt, die sich die Flexibilität des Tools zu Nutze gemacht haben, um es an ihre Bedürfnisse anzupassen. Bei Fragen zur konkreten Umsetzung und Konfigurierung stehen wir natürlich gerne zur Verfügung. Schickt uns einfach eine Mail an info@orgarena.de. Beim nächsten Mal soll es um eine weitere Möglichkeit gehen, das Incident Management ins operative Geschäft einzubinden.

Weitere Beiträge

Incident Management: Incidents abarbeiten

Beim letzten Mal ging es um die Konfiguration der Zentralen Leitstelle und Abteilungs-Leitstände. Außerdem wurde erklärt, wie man Rollen für das Incident Management berechtigt und

Ihre Anmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
Ihre Anmeldung war erfolgreich.

Newsletter

Melden Sie sich zu unserem Newsletter an, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wir verwenden Sendinblue als unsere Marketing-Plattform. Wenn Sie das Formular ausfüllen und absenden, bestätigen Sie, dass die von Ihnen angegebenen Informationen an Sendinblue zur Bearbeitung gemäß den Nutzungsbedingungen übertragen werden.

Achtung: Nach der Anmeldung bitte den Junk-Mail Ordner prüfen und den Absender zur Liste der sicheren Absender hinzufügen.

Ihre Abmeldung konnte nicht validiert werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Ihre Abmeldung war erfolgreich.

Abmeldung

Klicken Sie auf "Abmelden", um keine weiteren E-Mails von diesem Absender an diese E-Mail-Adresse zu erhalten: