Das Incident Management ist unser Zusatzmodul zur Dokumentation, Delegierung und Abarbeitung spontan auftretender Vorfälle rund um den Veranstaltungstag. Aufgrund von Feedback aus der Praxis haben wir festgestellt, dass es vorkommen kann, dass am Veranstaltungstag die nötigen Ressourcen fehlen, um das Incident Management in seinem vollen Umfang auszurollen.
Daher stellen wir heute eine Möglichkeit vor, das Incident Management trotz geringerer Ressourcen effektiv in den Veranstaltungsablauf einzubinden.
Zentrale Bearbeitung des Incident Management in der Leitzentrale
Die Idee hinter dieser Umsetzungsform ist es, die Ebene der Abteilungsleitstände und Leitstand-Manager aufzulösen. Rund um das Incident Management spielt sich in diesem Fall alles in der Zentralen Leistelle ab.
Konfigurierung
Die Konfigurierung des Incident Management als leitstellenorientiertes Hilfsmittel startet damit, zunächst keinen Haken zu setzen. Genauer heißt das, dass im Backend sichergestellt wird, dass es keine Abteilungsleitstände für das Incident Management gibt.
Diese Einstellung überprüft man unter Funktionsbereiche und Rollen. Wählt man hier einen Funktionsbereich aus und klickt in den Kopfdaten auf Incident Management, muss hier das obere Feld „Abteilungsleitstand ist aktiv“ deaktiviert sein. Diese Einstellung überprüft man für alle Funktionsbereiche.
Als nächstes werden die Rollen definiert, die am Incident Management beteiligt sein sollen. Hierfür geht man unter Funktionsbereiche und Rollen in die Rolleneinstellungen einer bestimmten Rolle und wählt den Reiter Incident Management aus.
Auf dieser Ebene gibt es für jede Rolle zwei Möglichkeiten. Der Leitstand-Manager hat Einblick in alles, was in der Zentralen Leitstelle passiert. Er kann Fälle delegieren, abschließen und reaktivieren. Personen mit der Abarbeiten-Berechtigung sind für die Delegierung von Aufgaben adressierbar. Rollen können beide, eine oder auch keine dieser Funktion innehaben.
Je nach geplanter Umsetzung und Teilnehmern des Incident Managements können hier die Haken gesetzt werden, die die jeweilige Rolle für die Funktionen berechtigen. Rollenabhängig kann man es außerdem am unteren Ende der Seite ermöglichen, einen Incident direkt beim Anlegen zu delegieren.
Darstellung in der ORGA App
Zentrale Leitstelle
In diesem Beispiel besitzen hauptsächlich die Leitungs-Rollen, wie Sicherheitsbeauftragte:r, Leitung Haus-/Betriebstechnik oder Leitung IT die Berechtigung als Leitstand-Manager. Sie können also in der Zentralen Leitstelle Fälle überblicken und delegieren. In der Praxis könnte das so aussehen:
Wie gewohnt sieht man links den Eingang der erstellten Incidents und rechts delegierte Incidents, die gegebenenfalls bereits übernommen wurden. In der Mitte sieht man den Vorgang einer Delegierung. Wählt man einen Incident aus und klickt dann auf Zentrale Leitstelle, werden alle adressierbaren Rollen angezeigt. Mit einem Klick auf den Haken wird der Incident an die jeweilige Rolle gesendet
Smartphone-Ansicht (Abarbeitungs-Rolle)
Hier sieht man die Darstellung des Incident Managements für einen
Betriebstechniker in der ORGA App auf dem Smartphone. Eine Person in der Rolle
sieht nur die ihr zugewiesenen Incidents.
Weiterführende Informationen
Diese Umsetzung des Incident Managements stellt nur eine mögliche Variante dar. In vorherigen Beiträgen haben wir bereits weitere Möglichkeiten vorgestellt. Natürlich kann Incident Management darüber hinaus individuell angewendet werden. Beispielsweise ist eine Mischform möglich, bei der es neben der Zentralen Leitstelle noch eine weitere Abteilung aktiv ist. Wir helfen bei der Umsetzung gerne. Kommt dafür einfach per Mail an support@orgarena.de auf uns zu.
