Mitteilungsvorlagen erstellen und versenden

Mit der ORGA App hat man die Möglichkeit, während einer Veranstaltung Mitteilungen an ausgewählte Mitarbeitergruppen, -rollen oder auch an alle Mitarbeiter zu versenden. Da regelmäßige Veranstaltungen häufig ähnlich ablaufen und daher ähnliche Mitteilungen verschickt werden müssen, gibt es in der ORGA App die Möglichkeit, rollenabhängige Mitteilungsvorlagen zu erstellen.

Mitteilungsvorlagen erstellen

Die Erstellung der Mitteilungsvorlage wird im Backend unter Funktionsbereiche und Rollen vorgenommen. Hier wählt man die Rolle aus, die am Veranstaltungstag die Mitteilung versenden soll. Als nächstes geht man auf der rechten Seite in den Reiter Mitteilungen. Mit einem Klick auf das „+“ können nun Titel und Mitteilungstext der Vorlage eingegeben werden.

Im unteren Bereich wählt man jetzt noch die Empfänger der Mitteilung aus allen erstellten Rollen aus. Unter Typ-Zuordnung kann ein Veranstaltungstyp ausgewählt werden, in dem die Mitteilungsvorlage verschickt werden soll. Wählt man hier keinen Veranstaltungstypen aus, ist das Verschicken typunabhängig möglich.

Achtung: Um das Verschicken der Mitteilungen für eine Rolle zu ermöglichen, muss diese Rolle dafür berechtigt sein. Hierfür wählt man in den Rolleneinstellungen den Reiter Berechtigungen, aktiviert unter Mitteilungen die jeweiligen Felder und speichert mit einem Klick auf den Haken bei der Überschrift „Mitteilungen“

Versenden der Mitteilungsvorlage

Hat man die Mitteilungsvorlage in den Rolleneinstellung einer bestimmten Rolle erstellt, kann diese in der Veranstaltung verschickt werden. Der jeweilige Mitarbeiter muss hierzu in der richtigen Rolle zum Dienst eingeteilt sein.

Im Mobile Client wählt man die richtige Veranstaltung aus und klickt in der Leiste am unteren Bildschirmrand auf „Mitteilungen“ und danach oben auf „gesendet“. Über „neue Mitteilung“ gelangt man in die Mitteilungs-Oberfläche. Unter dem Bereich „Empfänger auswählen“ befinden sich die Mitteilungsvorlagen mit ihrem Vorlagen-Titel.

Wählt man jetzt eine der Vorlagen aus, erscheinen alle ausgewählten Empfängerrollen und der vorher erstellte Text. Jetzt muss man nur noch auf senden drücken und die Mitteilung wird wie gewünscht versendet. Wenige Sekunden nach dem Senden der Mitteilung erscheint sie unter „gesendet“.

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