Das Erstellen von Aufgaben bietet verschiedene Optionen, die dafür sorgen, dass die Aufgaben auf unterschiedliche Art und Weise am Veranstaltungstag angezeigt werden. Aufgaben können veranstaltungsrelevant, nicht veranstaltungsrelevant oder optional sein. Was genau diese Optionen für den Veranstaltungstag bedeuten wird in diesem Beitrag erläutert.
Nicht veranstaltungsrelevante Aufgaben
In dem Aktionsfeld für das Anlegen neuer Aufgaben befinden sich auf der linken Seite unterschiedliche Schalter. Ist keiner dieser Schalter ausgewählt, handelt es sich um eine „normale“ Aufgabe, die standardmäßig in der Veranstaltung angezeigt wird, jedoch keine Relevanz für die Freigabe der Veranstaltung durch den Veranstaltungsleiter besitzt.
Diese Aufgaben werden nur den in den Berechtigungs-Einstellungen der Checkliste festgelegten Mitarbeitern unter der Kategorie „Intern“ angezeigt.
Veranstaltungsrelevante Aufgaben
Besitzt eine Aufgabe eine so hohe Wichtigkeit, dass sie erledigt sein muss, um die Veranstaltung freizugeben und zu eröffnen, kann der Schalter „veranstaltungsrelevant“ aktiviert werden. Jetzt sehen alle berechtigten Mitarbeiter die Aufgabe am Spieltag unter der Kategorie „Veranstaltung“. Darüber hinaus wird die Aufgabe außerdem der Veranstaltungsleitung angezeigt, damit diese sich jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstatus informieren kann.
Optionale Aufgaben
Aufgaben können in der ORGA App darüber hinaus als optional angelegt werden. Das bedeutet, dass man beim Erstellen einer Veranstaltung für diese Aufgaben individuell entscheiden kann, ob sie erledigt werden sollen oder nicht. Dafür setzt man zunächst einen Haken bei „optionale Aufgabe“ im Aktionsfeld zum Anlegen einer Aufgabe. Außerdem kann man über den Schalter „standardmäßig aktiviert“ entscheiden, ob eine optionale Aufgabe beim Erstellen einer Veranstaltung automatisch aktiviert oder deaktiviert ist.
In der Veranstaltungsverwaltung im Backend sieht das nun so aus:
Mit dem Schalter hinter der Aufgabe „Winterdienst Eingang VIP Nord“ kann die optionale Aufgabe aktiviert oder deaktiviert werden. Hier wurde sie manuell aktiviert.
Ansicht im Mobile Client
Im Mobile Client sieht die Veranstaltungsleitung unter der Kategorie „Veranstaltung“ alle Checklisten mit veranstaltungsrelevanten Aufgaben in den zugehörigen Funktionsbereichen. Klickt man hier auf die eben angelegte Checkliste „Ordnungsdienst VIP Nord“ sieht man nur die veranstaltungsrelevante Aufgabe „Alle Fluchtwege frei“.
Als abarbeitender Mitarbeiter sieht man alle Aufgaben der Checklisten, für die man berechtigt ist. In der Checklistenübersicht sieht man auch hier eine Unterscheidung zwischen „Veranstaltung“ und „intern“, um auf den ersten Blick zu sehen, wo es veranstaltungsrelevante Aufgaben gibt. Wählt man hier eine Checkliste aus, werden alle Aufgaben darin angezeigt. In diesem Beispiel ist die optionale Aufgabe „Winterdienst Eingang VIP Nord“ aktiviert.
Achtung: Besteht eine Checkliste ausschließlich aus optionalen Aufgaben, die nicht aktiviert sind, wird diese Checkliste am Veranstaltungstag nicht in der ORGA App auf dem Endgerät angezeigt!
